Beneficii pe care mi le-a adus Google în activitatea educaţională

Reiau o postare mai veche făcută în iulie 2011 pe blogul Efervescențe.

Într-un discurs ţinut cu prilejul absolvirii studenţilor de la Marketing, am accentuat ideea că Google oferă mai mare valoare decât Coca Cola şi că modul în care fac marketing cele două companii este un indiciu al diferenţei de epocă în care trăim.

Prezint mai jos câteva instrumente prin care Google îmi oferă valoare, îmi face viaţa mai ușoară, ajutându-mă să îmi desfăşor activitatea profesională mult mai eficient şi eficace şi să îmi satisfac nevoi pe care nici nu ştiam că le am.


Gmail a fost prima funcţie de la Google pe care am folosit-o. Mi-am deschis contul de Gmail în urmă cu patru ani, în 2007. Apoi am observat că am acces şi la celelalte funcţii ale Google folosind acelaşi cont de utilizator Gmail. De atunci, beneficiile de care m-am bucurat în urma folosirii calităţii de utilizator Google au fost multe. Le sintetizez mai jos:

Un cont de email prin care gestionez mai multe conturi de email
După ce mi-am activat contul de email am văzut că pot să îmi gestionez cu el mai multe conturi de email. De aceea, am făcut ca toate emailurile pe care le primesc pe contul meu instituțional de la locul de muncă mi se „varsă” în contul de Gmail unde le pot gestiona mai bine, pot să le văd grupate în conversaţii, să fac căutări pe cuvinte cheie şi pe subiecte de interes şi, ce este mai important, să nu mai şterg emailurile pentru că nu mi se umple căsuţa poştală atât de uşor… Tot în contul Gmail mi-am recuperat conturile de email mai vechi, cele de care aproape că uitasem. Iar atunci când răspund la mesajele venite pe adresa mea de la locul de muncă, chiar dacă le trimit de pe Gmail, adresa de expediţie este tot cea de la locul de muncă, ceea ce îmi păstrează identitatea instituţională şi atunci când o operez în regim privat.

Utilităţi de tip PIM- Personal Information Management
Ca să înţelegeţi aceste utilităţi, gândiţi-vă la MS Outlook, acesta este un program de tip PIM. Un PIM gestionează contacte, notiţe, sarcini (To Do List), are funcţia de Reminder (notificare, te ajută să nu uiţi un anumit eveniment), grupează contactele pe categorii (de exemplu, familie, prieteni sau, în cazul meu, Absolvenţi Mk 2009), îţi permite să cauţi un nume sau un număr de telefon etc. Telefoanele mobile mai au încorporate funcţionalităţi de tip PIM. Orice om care muncește pe mai multe fronturi şi care are mintea asaltată de termene, idei şi sarcini va găsi utilitate în programele de tip PIM, inclusiv în cel pe care îl oferă Google.

Google îmi oferă o bază de date de contacte nelimitată, funcţia de Calendar în care pot face ca evenimentele înscrise în calendar să mi se notifice prin email sau pe telefonul mobil prin SMS la anumite ore prestabilite, de câte ori vreau eu. Spre deosebire de celelalte PIM, Google oferă posibilitatea de a notifica prin email persoane implicate în evenimente sau de a face vizibil calendarul mai multor persoane predefinite. În plus, se pot stabili mai multe calendare în cadrul aceluiaşi cont, de exemplu, îmi pot alcătui un calendar al evenimentelor de la locul de muncă pe care să îl fac vizibil colaboratorilor şi un calendar al evenimentelor familiale pe care să îl fac vizibil membrilor familiei.

Gestionar al emailurilor
Emailurile reprezintă doar o parte a informaţiei pe care o folosesc zilnic. Pe lângă emailuri, Google mă ajută să gestionez mesaje de tip chat, fişiere, foldere, poze, videoclipuri.

Gestionarea informaţiilor înseamnă: recepţia lor, stocarea, organizarea, etichetarea, accesarea, distribuirea, permiterea accesului altor utilizatori şi limitarea accesului, notificarea utilizatorilor atunci când sunt făcute modificări, controlul informaţiilor şi accesului la ele etc.

Concret, în căsuţa de Gmail pot să etichetez emailurile, adică să le atribui etichete, semne (de exemplu steluţă galbena, steluţă roşie, semne de exclamare, culori). Desigur că asta mă ajută să îmi marchez emailurile urgente, importante, cele pe o anumită temă sau de la anumiţi expeditori.

În căsuţa de Gmail pot să îmi filtrez mesajele, adică să le aplic filtre atât mesajelor care urmează să intre cât şi mesajelor existente deja. Pot sa le trimit direct la gunoi sau să le marchez ca spam pe cele suspecte, pot să fac să fie trimise mai departe spre anumite adrese ale mele sau ale altora fără a face manual această redirecţionare, pot să le trimit pe categorii, fără a mai apărea în Inbox, pot să le atribui un grad de importanţă celor care vin de la anumite persoane importante sau cele care au în ele anumite cuvinte cheie.

Mai există multe alte utilităţi ale Google în legătură cu emailurile oferite de Laboratoarele Google -Google Labs. Acestea oferă tot felul de rezultate ale studiului lor, de exemplu, dacă trimiţi un mail la persoanele A şi B, Google te întreabă: N-ai vrea să îl pui la destinatar şi pe C? Google ştie că, de obicei, când le scriai lui A şi lui B îl puneai şi pe C. Facilităţile acestea trebuie să le activaţi, adică să le “enable”.

Gestionar al informaţiei (fişiere, date, înregistrări)
O altă categorie de informaţii pe care Google mă ajută să o gestionez direct din contul de Gmail sunt fișierele. Acestea pot fi documente, tabele de calcul, prezentări de tip PPT, poze, videoclipuri. În plus, mai sunt folderele - colecţiile de fişiere. Spre deosebire de folderele de pe hard-disk, Google permite să pui un fişier în mai multe foldere, fără a îl multiplica. Plus că se poate permite şi controla accesul la informaţie pentru mai multe categorii de utilizatori predefinite.

Concret, prin funcția Drive, Google permite încărcarea online a documentelor, organizarea lor pe foldere şi distribuirea (în engleză, share) la mai mulţi utilizatori cărora li se poate da dreptul de a vizualiza documentele sau chiar de a le edita. Accesul simultan la documente permite ca utilizatori aflaţi în locuri diferite să lucreze în acelaşi timp. În termenii eficienţei muncii, atunci când munca se referă la documente şi la transmiterea lor, Google ne oferă posibilitatea să facem un salt cuantic.

Prin funcţia Google Sites, informaţiile şi documentele pot fi încărcate pe site-uri şi pe pagini de Internet putând fi vizualizate de toţi vizitatorii site-ului. Vizitatorii site-ului vor fi cei care vreau eu să fie, Google oferindu-mi posibilitatea de a distribui accesul pe trei nivele de acces: pot să fac site-ul public, pot să îl ofer spre acces doar celor care cunosc linkul sau pot să dau eu dreptul de acces (și acesta este pe trei nivele de acces, respectiv, doar pentru a vedea, pentru a edita şi pentru a fi proprietar adică a invita la rândul lui pe alţii).

Google facilitează realizarea de proiecte alături de alţi oameni
Am menţionat deja minunata facilitate oferită de Google, aceea de a oferi acces la documente, site-uri, poze, videoclipuri şi de a controla acest acces. Accesul comun permite lucrul în comun într-un mod mult mai facil, mai eficient, mai elegant. Astfel, Google poate avea un puternic impact asupra managementului. Funcţiile Google reprezintă un set de instrumente foarte puternice pentru managerii unor organizaţii care lucrează cu date, informaţii şi documente. Ei  pot şi trebuie să îl folosească pentru a eficientiza munca celor pe care îi păstoresc.

În ceea ce mă priveşte, eu folosesc funcţiile Google pentru a organiza lucrul cu studenţii. Google facilitează lucrul meu cu studenţii oferindu-mi ocazia să am:

1. Carte de vizită. Eu, ca profesor, mi-am făcut un site Google în care mă prezint pe mine, din punct de vedere profesional, cine sunt şi ce fac, pentru ca studenţii să mă cunoască. În plus, fiecare student cu care lucrez are un site personal prin care se prezintă pe sine (CV, poze, idei personale etc.) şi încarcă fişierele cerute de mine ca teme, referate în cadrul disciplinelor de studiu sau proiectelor pe care le realizăm împreună (şi pe care, până acum trei ani mi le trimiteau pe email). Fişierele încărcate au marca timpului, adică se vede data şi ora la care au fost încărcate iar eu pot astfel să stabilesc termenele limită în procesul de predare-evaluare. Studenţii pot, la rândul lor, controla accesul persoanelor la site, inclusiv al meu, pentru că informaţia de pe site-urile lor le aparţine lor. Studiez in continuare posibilitatea de a identifica și alte instrumente de comunicare şi coeziune ale grupelor de studenţi.
2. Bloguri şi site-uri tematice. Pentru fiecare temă de interes profesional am câte un site şi/ sau câte un blog. De exemplu, pentru fiecare disciplină pe care o predau am câte un site Google pe care organizez toate informaţiile necesare disciplinei respective şi la care asigur accesul atât al studenţilor cât şi a celor care ar putea fi interesaţi de acea disciplină, cum ar fi profesionişti din exterior, alţi colegi sau colaboratori sau alţi studenți care, fără să fie înscrişi la acea disciplină, doresc să se aprovizioneze cu informaţii şi cunoștințe. Asociat site-urilor unei teme am alcătuit pagini sau comunități Google+ sau bloguri tematice pentru acea temă. La toate aceste instrumente de comunicare accesul era limitat, doar a studenţilor îndrumaţi de mine sau a celor care cred eu că trebuie să aibă acces. 
3. Grupurile de comunicare Google – Google Groups. Grupurile de comunicare sunt instrumente puternice de coeziune, colectare şi distribuire de informaţii şi resurse între membrii unui grup. Ele nu sunt în loc de comunicarea directă, fată în faţă, ci sunt în plus la aceasta. Eu le consider instrumente obligatorii ale grupurilor de studenţi şi de aceea, în fiecare dintre grupele de studenţi cu care lucrez folosesc aceste instrumente de comunicare pe care, de cele mai multe ori, eu le creez pentru ei şi îi determin să le folosească. Până nu demult foloseam grupurile de comunicare Yahoogroups. Am deja (iulie 2011) vreo patruzecişicinci grupuri de comunicare dar mi-este destul de greu să le integrez cu comunicarea mea curentă pe care o gestionez cu Gmail. De aceea am început să folosesc Google Groups. Acestea organizează discuţiile pe teme şi integrează toate funcţiile Google (Documents, Calendars, Photos etc). Încă n-am desluşit toate funcţiile specifice grupurilor Google dar insist.
4. Alte modalităţi de colaborare – pe unele din ele am început deja să le folosesc, pe altele doar le am în intenţie. Mă refer la bloguri, chestionare şi formulare online iar acum vine puternic din urmă Google+, care promite să fie un instrument mult mai puternic şi mai integrator al tuturor funcţiilor menţionate mai sus.

Google orientează comunicarea şi informaţiile către categorii de destinatari
Unul dintre pericolele care planează asupra comunicării este orientarea ei defectuoasă şi lipsa controlului asupra mesajelor şi informaţiilor. Eu folosesc funcţiile pe care Google mi le pune la dispoziţie pentru a îmi orienta şi eficientiza comunicarea.

Iată cum următoarele funcţii Google m-au ajutat în comunicare:

1. Blogurile. A fost prima funcţie de comunicare pe care am folosit-o de la Google, desigur, după Gmail. Am alcătuit mai multe bloguri, unele deschise tuturor, altele doar unor cititori selectaţi. Blogurile m-au ajutat să îmi direcţionez comunicare către acele categorii care erau destinatari doriţi de mine şi calificaţi pentru ideile pe care vroiam să le transmit. Am în prezent un blog pentru studenţi şi oameni de afaceri, unul pentru studenţii pe care îi îndrum în realizarea lucrărilor de absolvire, un altul prin care transmit idei şi bune practici profesorilor şi celor interesaţi de marketing educaţional, unul prin care am inventariat cărţile de marketing scrise de autori români etc.
2. Site-urile Google se pretează la comunicare prin posibilitatea de a găzdui pagini de tip Anunţuri şi noutăţi, care funcţionează ca un blog şi de a prelua automat conţinutul unor anumite bloguri, a unor site-uri de Internet prin funcţii de tip feed RSS. Site-urile Google pot fi folosite pentru comunicarea exclusivă cu destinatari selectaţi.
3. Grupurile Google – Google Groups. Aceste au, prin definiţie, funcţia de comunicare între membrii grupului.
4. Google Buzz. Nu prea am luat în serios această funcţie de la Google, mi s-a părut mai degrabă o trăznaie. Asta până când un utilizator de Buzz, care mă urmărea online şi pe care la rândul meu îl urmăream, a scris un mesaj ceva de genul: Am următoarea problemă.. care dintre voi poate să mă ajute? Şi brusc am realizat ce comunicare discretă şi eficientă îmi poate oferi acest Buzz prin faptul că îmi permite să cer ajutor tuturor prietenilor şi sunt sigur că cei care vor răspunde vor fi cei care ştiu, pot şi vor să mă ajute. Evident dacă mă cunosc şi au încredere în mine. Astfel, Buzz este un instrument perfect să cer bani împrumut!!!!! (Update august 2013: În prezent, Google Buzz a fost scos de Google din portofoliul de servicii)
5. Google Chat. Permite comunicarea de tip Messenger, direct din căsuţa de Gmail. Eu, unul, nu sunt prea activ pe chat. Prefer să comunic când vreau eu, când pot şi când mă lasă programul. Google Chat, ca orice chat, mi se pare prea intruziv, adesea mă întrerupe din lucru.
6. Formularele Google- Google Forms. Un formular este un fel de chestionar online în care respondentul îşi înscrie răspunsurile iar acestea apar într-un fişier de tip spreadsheet, organizate într-o structură de tip tabel în care fiecare coloană conţine răspunsul sau varianta de răspuns de la o întrebare predefinită şi înscrisă în formular. Le folosesc foarte mult în procesul didactic, atunci când le cer studenţilor să îmi dea feed-back pentru cursuri şi activitatea didactică (vezi aici) O dată am solicitat prietenilor de pe Facebook să îmi recomande un restaurant bun (vezi aici) iar ei mi-au răspuns, făcându-mi 23 de recomandări pentru restaurante bune. Cu studenţii de la masterat Marketing şi comunicare în afaceri lucrez intens cu formularele Google pe care eu le consider instrumente de cercetări de marketing.
7. Google SMS şi Google Phone. Ştiaţi că puteţi trimite SMS-uri gratis direct din contul de Gmail? Îl puteţi scrie de la tastatura computerului iar destinatarul îl primeşte pe telefonul mobil, sub formă de SMS. Deocamdată funcţia aceasta este disponibilă doar pentru destinatari din câteva ţări africane, din Asia şi din SUA). Ştiaţi că puteţi suna ieftin, direct din contul de Gmail, pe telefoane mobile sau fixe oriunde în SUA şi Canada? Desigur că puteţi suna şi în alte ţări şi în alte reţele dar costă - nu atât cât costă telefonic. Detalii aici. Eu cred că în curând va fi gratis peste tot în lume. Aveţi nevoie doar de cască şi microfon conectate la calculator.

Mă ajută să primesc feed back

Google mă ajută să primesc feed-back de la persoanele cu care lucrez, de la cititori, de la vizitatorii site-urilor şi blogurilor mele, de la contactele mele şi membrii rețelelor şi cercurilor din care fac parte prin:

1. Google Analytics. În esenţă Google Analytics este un contor de trafic, dar asta numai pentru ca să ştim de unde plecăm. Google Analytics mi-ar răspunde la mai multe întrebări dacă aş şti eu să îl întreb. Îmi spune câţi vizitatori am avut pe site-urile şi blogurile mele. Îmi arată cât timp au stat ei pe site, ce cuvinte cheie au folosit, cum au ajuns pe site-ul meu, din ce orașe şi din ce ţări provin vizitele, ce au căutat şi ce au găsit. Îmi dă şi sugestii referitoare la optimizarea traficului, mă ajută să îmi stabilesc şi să îmi verific obiective referitoare la trafic şi tot felul de alte funcţii cu mult mai inteligente decât mine.   
2. Funcţia „Îmi place” (+1 echivalentul lui Like). Atunci când un utilizator apasă pe butonul +1 asociat unei postări ale mele pe diferitele canale Google de distribuţie a informaţiei, de fapt îmi dă feed-back, îmi spune (atât mie cât și altor utilizatori) că îi place. Eu aflu şi mă bucur.
   
3. Feed back pentru evaluarea diferitelor activități și proiecte prin utilizarea formularelor Google. Iată un exemplu. 

Scriind toate acestea am vrut să sintetizez utilitatea câtorva instrumente puse la dispoziţie de Google şi modul în care eu le folosesc in educaţie. M-am gândit că alți utilizatori, la rândul lor, le-ar putea folosi în educaţie, în activitatea profesională şi personală, în afaceri, în proiecte plus la orice altceva.