Ce ar putea face managementul Universităţii din Oradea în urma notei bune primite de la ARACIS

Marea bucurie, vestea  anului 2013 am primit-o recent: Universitatea din Oradea a primit calificativul de „Grad ridicat de încredere” din partea ARACIS – Asociaţia Română de Asigurare a Calităţii în Învăţământul Superior.

M-am gândit la ce ar putea face managementul Universităţii din Oradea pentru a valorifica fereastra de oportunitate a acestui moment.

Am conchis că bine ar fi…

Să adopte un nou nume pentru universitate

UO ar putea păşi în viitor cu un nou nume. Un nou nume înseamnă un nou început, o nouă speranţă, o nouă soartă. Ar avea mai multă credibilitate. Ar fi semnul unei desprinderi asumate şi rostite răspicat de trecut, o hotărâtă trecere în viitor.

În termeni de marketing, procesul se numeşte rebranding. Are un efect de amplificare, poate transmite energie în interiorul organizaţiei, poate determina o nouă poziţionare a universităţii pe harta universităţilor şi a educaţiei din România.

Un nou nume este premisa unui nou renume.

Să recupereze şi să valorifice resursele interne ale Universităţii

Universitatea are multe resurse iar sarcina managementului este să asigure valorificarea lor. Am în vedere resursele umane, resursele materiale, resursele financiare, resursele informaţionale, resursele de cunoaştere, de experienţă, resursele relaţionale, resursele de notorietate şi multe altele. Mă voi referi în continuare la resursele umane.  Resursele cele mai valoroase ale universităţii sunt oamenii: cadrele didactice, studenţii, absolvenţii, personalul de cercetare şi cel administrativ. Ei trebuie implicaţi în procesele universitare. Principiul general este acela că implicarea în procese sporeşte, pe de o parte, calitatea proceselor şi a rezultatelor acestora, pe de altă parte sporesc responsabilitatea şi satisfacţia participanţilor implicaţi în procese. Am în vedere trei tipuri de procese în care trebuie implicaţi universitarii: procesul de învăţământ, cercetarea şi managementul academic. Mă voi referi în continuare la cel de-al treilea.

Democraţie, implicare în decizii

Este necesar să îi implicăm în efortul comun de găsire a unor soluţii manageriale în primul rând pe cei din managementul reglementativ şi colegial al UO- pe membrii din Senatul Universităţii, pe membrii din consiliile facultăţilor şi din consiliile departamentelor. În al doilea rând, pe toate cadrele didactice şi personalul de cercetare din colective. De ce? Pentru că ei cunosc realităţile „de la firul ierbii”, adică modul în care ajung să fie puse în practică deciziile luate în forurile de conducere, cunosc efectele lor, cunosc disfuncţionalităţile unor mecanisme, proceduri şi decizii interne. 

Sunt foarte mulţi care nu au fost niciodată întrebaţi cum ar vedea ei o îmbunătăţire a situaţiei universităţii. Sunt mulţi oameni care s-au obişnuit de mulţi ani să nu producă opinii; ei nu cred că opinia lor contează aşa că nici nu se mai obosesc să o formuleze. Pe de altă parte, am întâlnit mulţi şefi care se plâng că lor le revine greutatea deciziilor curente şi că vor produce inerent supărări în rândul colectivului. Modelul „toţi oamenii sunt supăraţi” poate fi înlocuit cu modelul „toţi oamenii sunt implicaţi”.

Există în universitate platforme online prin care pot fi operaţionalizate mecanisme de implicare a utilizatorilor. Rezultatele bune parţiale în implicarea oamenilor în decizii pot fi generalizate.

Implicarea oamenilor în decizii va genera mai multă democraţie, mai multă transparenţă, mai multă predictibilitate şi decizii mai bune.

Distribuirea cunoaşterii

O altă categorie de resurse interne ale universităţii este cunoaşterea.  Modelul de distribuţie a cunoaşterii care a funcţionat până în prezent este acela de distribuţie a cunoaşterii DOAR către studenţi. Păi dacă tot producem cunoaştere şi o avem la îndemână de ce să nu o distribuim şi altora? Cui? În primul rând în interiorul universităţii, către stakeholderii universitari prin proiectele de cooperare între departamente sau între facultăți. În al doilea rând către partenerii din mediul instituţional, socio-economic. În al treilea rând, către cei care au nevoie de ea, în domeniilor lor specifice de activitate, pe care ne propunem să îi ajutăm sau să îi servim. Articolul 10 din Carta UO prevede posibilitatea transferării cunoaşterii către societate. Eu cred că această posibilitate trebuie transformată într-o RUTINĂ iar universitarii şi structurile universitare trebuie evaluate după cât de multă cunoaştere au transferat societăţii. 

Să valorifice multilingvismul, multiculturalitatea, multiconfesionalitatea

Suntem mai mult decât români, vorbim mai mult decât o singură limbă, avem acces la mai multe culturi iar în Piaţa Unirii din Oradea putem intra în biserici romano-catolice, greco-catolice, ortodoxe iar sinagogile şi bisericile reformate sunt şi ele pe aproape. 

În plus, ne considerăm europeni care înseamnă mai mult decât români sau maghiari. Putem oare transforma aceste caracteristici în elemente de valoare pentru noi? Sunt convins că membrii comunităţii universitare, mai ales teologii şi filologii pot propune câteva mecanisme prin care Universitatea să valorifice resursele de multilingvism, multiculturalitate şi multiconfesionalitatea.

Să pună la punct sisteme funcţionale de gestiune a resurselor şi de monitorizare a proceselor interne

Rolul sistemelor va fi să producă ordine, să asigure transparenţă, asistenţă, rigoare şi echitate, să gestioneze resurse, să monitorizeze procese şi să înlăture bunul plac al lui X sau al lui Y. Ele vor determina activităţi mai bine făcute la costuri mult mai mici, generând astfel economii consistente pentru universitate.

În prezent, avem nevoie de

1. un sistem de comunicare între universitari cu module de acces partajat la documentele de lucru , de colectare de feed back, de semnalare a unor evenimente critice, de dezbatere a unor teme universitare de actualitate, de implicare în decizii, de organizare a unor consultări universitare de tip referendum;
2. de sisteme ERP pentru judicioasa gospodărire a resurselor materiale şi financiare - deschise către utilizatori;
3. de sisteme de monitorizare şi control acces a angajaţilor şi studenţilor în clădiri;
4. de sisteme de monitorizare a activităţii studenţilor, a producţiilor lor academice, de control anti-plagiat, de monitorizare a achiziţiei de competențe;
5. de sisteme funcţionale de comunicare cu absolvenţii şi de monitorizare a parcursului lor profesional;
6. de sisteme de management integrat  a activităţii ştiinţifice la nivelul întregii universităţi;
7. de un sistem de management a evenimentelor universitare etc.

Există în universitate oameni care sunt foarte competenţi în a proiecta aceste sisteme, a asigura integrarea lor cu sistemele existente, performanţa  şi funcţionalitatea lor. Mai cred că INTEGRAREA sistemelor poate fi elementul critic. Cred că managementul de vârf al instituţiei trebuie să dea tonul proiectării şi utilizării sistemelor, deschiderii lor către utilizatori, utilizării lor în activitatea de zi-cu-zi, în procesele pe care le realizăm, fie că sunt de învăţământ, de cercetare sau manageriale.

Să deschidă universitatea

Să deschidă universitatea spre universitari

Prima categorie către care universitatea trebuie să fie ofere deschidere este comunitatea universitară însăşi. Includ aici comunitatea universitară, aşa cum este definită ea în art. 5 din Carta UO dar şi personalul administrativ şi nedidactic, toţi cei care lucrează sau au lucrat la universitate. Deschiderea spre universitari înseamnă comunicare, responsabilitate şi transparenţă, sentimentul comunităţii, a proprietăţii comune şi a interesului comun.

Observ că noi, universitarii suntem izolaţi. Primul factor de izolare sunt structurile şi şefii. Sunt prea multe structuri şi prea mulţi şefi care vor să îşi ţină oamenii în izolare. Al doilea factor este lipsa comunicării interne, la pachet cu o cultură de comunicare precară şi cu lipsa dezbaterii interne pe problemele universitare. Al treilea factor care îi ţine izolaţi pe universitari este suspiciunea. Împreună cu neîncrederea şi agresivitatea universitarilor faţă de colegii lor, suspiciunea  îşi are rădăcina în nedreptăţile, dezechilibrele şi conflictele de roluri interne care s-au perpetuat pe parcursul timpului. Acolo unde unii muncesc şi alţii iau bani, unde unii sunt cinstiţi, alţii fură, unde unii fac educaţie şi lucrează cu mulţi studenţi  iar alţii fac cercetare fără să dea socoteală nimănui, acolo unde există unii care ne fac cinste şi alţii care ne fac de ruşine, acolo unde unor li se aplică regulile, altora nu, acolo unde unii sunt mai descurcăreţi, alţii mai puţin, acolo unde unii contribuie sistematic iar alţii doar beneficiază de pe urma universităţii, acolo oamenii vor să se izoleze.  Problemele semnalate mai sus necesită mecanisme mai bune de evaluare internă, fiind piatra de încercare a managementului universitar.

Îndrăznesc să sper la sisteme, mecanisme şi instrumente de comunicare internă, la grupuri de comunicare între universitari, la publicaţii interne tipărite şi online pentru universitari, la forum de dezbatere a temelor de interes pentru universitari, la parteneriate şi schimburi de experienţă între departamente şi facultăţi, la stimularea cooperării prin proiecte, la evenimente care să îi aducă pe oameni împreună ca parte a aceluiaşi întreg nu ca membri ai unor părţi diferite. Este imperios necesară cultivarea unei culturi organizaţionale a întregului.

Când aceste probleme vor fi rezolvate, măcar parţial, vom începe să devenim o mare ţară universitară. Până atunci vom continua să fim un arhipelag de insule mici care se privesc cu suspiciune şi chiar se războiesc între ele. 

Să deschidă universitatea spre comunitate

Implicarea universităţii şi a universitarilor în diferite activităţi şi mecanisme cum ar fi:

1. Parteneriate cu actori comunitari importanţi: instituţii publice, companii şi firme mari, organizaţii neguvernamentale şi civice.
2. Promovarea practicii, a stagiilor de internship şi de voluntariat - mă gândesc la necesitatea implicării în practică, în internship şi în voluntariat inclusiv a profesorilor
3. Implicarea actorilor comunitari importanţi, apropiați şi disponibili în procesele care se desfășoară la universitate. Mă gândesc la implicarea unor terţi în furnizarea de conținuturi didactice, la implicarea unor persoane din comunitate în procesele de îndrumare a studenţilor (coaching, motivare, mentorat), la implicarea în evaluare a beneficiarilor terţi pentru lucrările studenţilor, la implicarea unor persoane importante din comunitate în procesele manageriale şi de decizie desfăşurate la nivelul structurilor universitare (departamente, facultăţi, universitate).
4. Programe de educaţie pentru adulţi. Ele sunt necesare pentru că piaţa absolvenţilor este în scădere iar adulţii au imense nevoi de formare pe măsură ce viteza cu care se schimbă realităţile în societatea noastră creşte.
5. Programe de educaţie co-branded. De exemplu, programul Online Marketing Academy organizat de Google la Universitatea din Oradea, programul de educaţie antreprenorială StartUp® organizat de organizaţia Junior Achievement.  Desigur că pot fi cursuri sau programe de instruire la comandă. 

Să deschidă universitatea spre Europa şi spre lumea largă

Cât mai multe programe în limba engleză sau în alte limbi de circulaţie internaţională, studenţi din cât mai multe ţări, cât mai multe acţiuni în direcţia acelor ţări (de promovare a ofertei educaţionale, de implicare în parteneriate ştiinţifice, mobilităţi de studenţi, cercetători şi cadre didactice), cât mai multe evenimente de promovare a cooperării şi rezultatelor acestor cooperări. Cât mai mulţi parteneri Erasmus, cât mai mulţi parteneri ne-comunitari, cât mai mulţi profesori străini, cât mai mulţi profesori orădeni care predau sau fac cercetare în străinătate.

Vreau ca un student străin care se adresează în limba engleză cuiva în campusul universitar, fie că este portar, secretară, personal administrativ sau student să fie înţeles şi să primească răspuns iar procedurile de transfer, de recunoaşteri şi de mobilități să fie banale, fără stres. Vreau ca în UO să existe cursuri de limba chineză, de limba coreeană, de limba arabă şi de limba turcă.

Să deschidă universitatea spre Internet şi spre noile tehnologii

Conţinuturile didactice să fie din ce în ce mai mult pe Internet, accesibile mai multor categorii, accesabile prin diferite dispozitive conectate la Internet. Procesele didactice şi interacţiunile să poată fi desfășurate şi prin Internet, în plus la interacţiunile clasice din educaţie, sporindu-le valoarea. Procedurile interne să poată fi desfăşurate prin Internet. Studenții să îşi poată utiliza smartphone-urile şi tabletele - laolaltă cu laptopurile, în mod curent pentru procesul de învăţământ sau pentru a rezolva diferite probleme administrative.  Unul din indiciul încurajării folosirii noilor dispozitive este numărul de prize din sălile universităţii.

Concluzionez şi sintetizez: ne trebuie (re)nume, resurse, sisteme şi deschidere. Până atunci însă mă gândesc la vorbele lui Antoine de Saint-Exupéry: „condiţiile fericirii sunt munca, constrângerea şi răbdarea”.

La mulţi ani Universităţii din Oradea şi tuturor universitarilor în anul 2014!