marți, 16 februarie 2016

Cum ar putea o universitate să fie mai bună? Episodul 7. Îmbunătățirea managementului în comisii, comitete și consilii

Managementul în universitate este diferit de managementul în firme sau în instituții

Sunt mai mulți determinanți ai managementului într-o universitate care sunt fundamental diferiți comparativ cu managementul altor organizații și instituții. Primul este proprietatea. Al doilea este înțelegerea performanței: definirea, măsurarea, recompensarea performanței atât a oamenilor din sistem, a structurilor, a universităților, a managerilor. Al treilea este sursa banilor- într-o universitatea banii vin parțial de la guvern prin mecanisme care se tot schimbă, după cum vrea partidul la putere și parțial de la studenții plătitori de taxe- de fapt de la familiile lor. Mai nou vin și din credite bancare. Al patrulea este sistemul de legi, reguli și norme care este și el neclar, în continuă schimbare, inechitabil și puternic dependent de politic, de mecanismul prin care politrucii aflați la putere au confiscat societatea românească în ultimii 26 de ani. 


CCC - consiliile, comisiile, comitetele din Universitate

În această postare mă voi ocupa doar de managementul în comisii, comitete și comisii (CCC). Într-o universitate, legile și regulile în vigoare prevăd existența mai multor CCC: consiliile departamentelor, a facultăților, senatul, consiliul de administrație, comisiile de pe lângă consiliile facultăților și consiliul de administrație, comisiile de asigurare a calității etc.
Am mai scris aici și aici despre managementul în CCC.

Managementul eficient în CCC este indiciul funcționării corecte a principiului dezbaterilor- un principiu care prevede că deciziile trebuie luate pe baza dialogului, discuțiilor și dezbaterilor în cadrul unor structuri colegiale, de tip CCC. Acest principiu este, din punctul meu de vedere, un reper fundamental al unei universități performante, este un principiu pe care toți universitarii ar trebui să îl respecte și să se ghideze după el.

Un management eficient în CCC este un management colegial, democratic, deschis și incluziv. Să mă explic.


Managementul colegial, democratic, deschis și incluziv: ce este și cum ar trebui să fie

1. Managementul în CCC este colegial pentru că în CCC sunt implicați colegi- în general universitari, cadre didactice și studenți, cu drepturi egale față de actul decizional și față de problema supusă deciziei. Aceasta înseamnă că deciziile în structuri se iau (ar trebui să se ia) de către mai mulți colegi, nu de o singură persoană. Directorul de departament trebuie (ar trebui) să asculte de colegii din Consiliul Departamentului, decanul trebuie (ar trebui) să asculte de colegii- cadre didactice și studenți din Consiliul Facultății, Președintele Senatului trebuie (ar trebui) să facă cum decid senatorii iar Rectorul trebuie (ar trebui) să se supună atât deciziilor Consiliului de Administrație cât și deciziilor Senatului universității.

În realitate nu se întâmplă așa, pentru motivul că șefii de structuri manipulează colegii sau chiar abuzează de funcțiile și pozițiile lor și fac “cum vrea mușchii lor”. Unor rectori, decani sau șefi de meserie le vine greu să accepte că ei trebuie să se supună deciziilor luate de alte structuri din care fac parte colegi- cadre didactice, unii dintre ei sunt tineri universitari, alții sunt chiar studenți. Pe lanțul trofic al speciilor universitare, studenții par a fi în cea mai joasă poziție, de aici frustrarea unor manageri universitari de meserie: “Cum să țin eu cont de părerea unui țîcă – asistent sau student? Ce responsabilitate are un neica-nimeni să ia decizii , cum să mă învețe pe mine- zeul universitar, cum se conduce o facultate, o universitate?”

2. Managementul în CCC este democratic pentru că:

  • cei care sunt în structurile de conducere ale universității (consiliile departamentelor, facultăților, senat) sunt (trebuie să fie) aleși democratic, atât cadrele didactice cât și studenții. Dacă principiile alegerilor democratice nu sunt viciate, membrii structurilor de conducere sunt purtătorii unui mandat de reprezentare, conferit în mod democratic;
  • deciziile în acest structuri se iau (trebuie să se ia) democratic, votul decanului în consiliul facultății sau votul președintelui senatului în senat valorează cât votul oricărui membru, cadru didactic sau student- de fapt, așa ar trebui.
  • CCC trebuie să devină ele însele școli ale democrației, membrii lor trebuie să învețe să se informeze, să se implice în decizii, să își susțină puncte de vedere, să urmărească interese comune, să își armonizeze sau integreze interesele personale în interesele comune. 
Democrația este un deziderat, uneori un ideal care pare imposibil de a fi atins. În lumea reală, lipsa, încălcarea sau sufocarea democrației sunt mai des întâlnite decât democrația sănătoasă și funcțională. Există mulți agresori sau chiar dușmani ai democrației, primii dintre aceștia sunt managerii universitari actuali, cărora nu le convine ca lucrurile să se întâmple altfel decât vor ei, altfel decât s-au întâmplat până acum. 
3. Managementul în CCC este deschis pentru că, prin implicarea mai multor persoane in decizia din CCC, se creează necesitatea deschiderii:
  • Grupului decidenților – acesta se deschide de la unul la mai mulți. În cazul cunoscut de mine (DMM-FSE-UO), grupul de decizie din consiliul departamentului se deschide de la 1 la 5, în Consiliul Facultății de la 1 la 15, în Senatul Universității de la 1 la 76. 
  • Informațiile necesare pentru luarea deciziei trebuie distribuite către membrii CCC și către toți cei care sunt afectați de aceste decizii. Și cum toți universitarii, fie ei cadre didactice, personal administrativ, studenți și nu numai, sunt afectați de aceste decizii, ar trebui creat un spațiu deschis al informațiilor. Acesta trebuie să cuprindă- pe de o parte, informații necesare pentru luarea deciziilor, pe de altă parte informații despre decidenți , despre decizii precum și informațiile cuprinse în decizii, conținutul lor propriu zis. E vorba despre procesele verbale de ședință, ele trebuie să conțină informații despre cine, când, ce și cum s-a decis în ședințe. Iar pentru că în secolul XXI există internet iar informațiile pot fi distribuite pe Internet în tot felul de moduri, ele pot fi la un clic distanță de oricine și nu ar trebui să fie o problemă ca aceste informații să fie distribuite pe Internet. 
  • Un spațiu de comunicare pentru non-decidenți. Este vorba despre universitarii care nu fac parte în mod formal din CCC. Lor trebuie să li se asigure accesul la informațiile legate de managementul în CCC, măcar pentru a ști cum participă la ședințe cei e care i-a votat să îi reprezinte. Modul de concret de asigurare a accesului universitarilor non-decidenți la managementul în CCC este prin TRANSPARENȚĂ. În plus, ei ar trebui să poată iniția dezbateri, să poată emite și transmite puncte de vedere, opinii, idei către membrii din CCC. 

La fel cum există dușmanii democrației, există și dușmanii deschiderii. Aceștia sunt cei care concentrează decizia în mâna lor, limitează accesul la informații ai membrilor CCC, descurajează implicarea lor în procesul de luare al deciziei, limitează transparența activităților și deciziilor CCC.

4. Managementul în CCC este incluziv pentru că îi implică în decizii pe toți membrii CCC. Decizia, ca rezultat al managementului, devine un rezultat al tuturor membrilor structurii. Este un rezultat al gânditului și răzgânditului în comun, al discutatului și reflectatului, dezbaterii, susținerii punctelor de vedere, al urmăririi intereselor membrilor CCC, al forței fiecărui membru de a exprima și susține o opinie, al curajului de a avea o opinie contrară și de a o susține împotriva tuturor. Managementul incluziv oferă șansa fiecărui membru al CCC să se implice în decizii, dar fără să îl oblige. Lipsa obligației este pe de o parte un lucru firesc, pe de altă parte este o vulnerabilitate a managementului incluziv din CCC. Dușmanii managementului în CCC profită de faptul că unii membri ai CCC nu se implică și, ca urmare, iau ei deciziile în mod partizan, adesea netransparent, călcând în picioare principiile managementului incluziv, descurajându-i pe restul membrilor să se implice în alte decizii în viitor.

Managementul incluziv, la fel ca democrația, este un deziderat, uneori pare un ideal imposibil de a fi atins. Oamenii nu se implică sau se implică greu în decizii, fie pentru că sunt leneși, fie pentru că le e teamă, sunt lași, fie sunt conformiști, uneori nu vor să se pună rău cu șeful sau cu unul sau altul dintre colegii care au un interes (menținerea disciplinelor proprii, promovare, să nu si se desființeze structura), fie nu au destule informații, fie pentru că nu știu ce și cum trebuie să procedeze, fie pentru că alți membri ai CCC sunt mai sonori, mai vehemenți, uneori chiar mai agresivi în a își susține punctele de vedere și nu vor să escaladeze conflicte, fie că dușmanii managementului incluziv limitează în mod deliberat accesul la informațiile necesare luării deciziilor și configurării punctelor de vedere proprii ale membrilor CCC.

Există o categorie largă de dușmani ai managementului incluziv în universitate, eu i-am identificat ca fiind membri în această categorie pe cei vechi, pe cei deprinși cu un anumit mod de funcționare a structurilor universitare- care e exclusiv, nicidecum incluziv. Ei sunt dușmanii democrației, ai deschiderii, ai transparenței, de fapt, dușmanii managementului în CCC.


Cum poate fi îmbunătățit managementul în CCC?


  • Prin instruirea membrilor din CCC- un program la nivelul întregii universități de instruire a reprezentanților în CCC, cadre didactice și studenți. 
  • Prin înzestrarea CCC cu resurse, cu proceduri, cu autoritate. 
  • Prin cultivarea încrederii în interiorul fiecărei CCC. 
  • Prin crearea unui forum online de comunicare în plus la întâlnirile din ședințele fizice, pe care membrii să poată comunica înainte și în urma ședințelor CCC. 
  • Prin limitarea influențelor nefaste ale dușmanilor managementului CCC. 
  • Prin existența unor regulamente de ședință. 
  • Prin creșterea transparenței ședințelor CCC. 
  • Prin publicarea online a convocărilor, a proceselor verbale de ședință, a deciziilor în urma ședințelor. 
  • Prin obligarea membrilor CCC să facă rapoarte anuale de activitate: la câte ședințe au participat, câte luări de cuvânt au avut, cum au decis în problema X. 
  • Prin existența în UO unor săli speciale dotate cu infrastructură pentru ședințe ale CCC. 
  • Prin existența și utilizarea pe scară largă a unor template-uri (șabloane) de procese verbale de ședință care să ușureze activitățile din CCC, deciziile din CCC, comunicarea deciziilor CCC. 
  • Prin instituirea și urmărirea riguroasă a conținutului dezbaterilor online și a ședințelor CCC. 
  • Prin arhivarea în cloud a tuturor informațiilor referitoare la ședințele CCC, indexarea lor pe subiecte, prin schimbul de experiență între structuri a bunelor practici referitoare la rezolvarea unei anumite probleme. 
  • Prin existența unui mecanism eficient și universal- în toată UO de preluare a opiniilor, sugestiilor și criticilor referitoare la deciziile CCC, care să prevadă obligația șefilor de structuri de a da răspuns la acest sugestii sau critici.

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu