duminică, 9 ianuarie 2011

CCC- consilii, comitete, comisii, adică grupurile de lucru în organizații

CCC cuprind mai multe minți
Un consiliu este mai important decât un singur om, fie el și manager, pentru că cuprinde mai multe persoane, mai multe minți. Mai mulți oameni gândesc mai bine decât un singur om, fie el și manager.



Într-un consiliu crește potențialul de gândire și reflecție, numărul de puncte de vedere din care este abordată și analizată realitatea sau orice subiect de discuție.

CCC au renume prost
Cu toate acestea, consiliile, comitetele, comisiile și grupurile de lucru nu sunt iubite, nu sunt încurajate, au un folclor negativ și un renume prost. Oamenii iau în derâdere sau chiar privesc cu suspiciune activitatea lor. Caragiale scria despre personalul Zaharia Trahanache că făcea parte „din mai multe comitete și comiții”. Se spune că dacă vrei să îngropi o problemă faci un comitet căruia îi dai acea problemă în studiu. 

Calitatea de membru în comitete și comiții, a devenit o nouă modalitate de sifonare a banilor publici și de plată a clientelei. Presa evidențiază numele mai multor persoane politice care, prin faptul că fac parte din mai multe comitete și comisii încasează bani în mod necuvenit. La o simplă căutare pe Internet am găsit următoarele subiecte: „Comitetele și comițiile, noile vaci de muls de la stat”, „..(numele unui om politic)…abonat la comisii și comitete”, „..problemele unui oraș… îngropate în comitete și comisii”, „un cârd de comitete și comisii anchetează. un scandal..” (ideea este că nu i se va da de capăt acelui scandal). 

Cu toate acestea, e păcat. Pentru că afectează managementul acelei organizații sau instituții care are cu adevărat nevoie de contribuția unor membri dedicați și devotați. 

CCC au o importantă funcție managerială
Cele mai importante funcții ale managementului, de planificare, de organizare, de evaluare, de control sunt încredințate comisiilor. E normal că pentru a decide viitorul unei organizații se alcătuiește o comisie din care să facă parte oamenii importanți ai organizației, reprezentanții tuturor părților implicate sau afectate de activitatea acelei organizații. De asemenea, atunci când este cazul să se ia o decizie strategică referitoare la organizație și la opțiunile ei e normal ca să existe o comisie și să nu fie lăsată pe seama unei singure persoane această decizie grea și importantă. Apoi, pe manageri trebuie să îi controleze cineva, ei trebuie să dea socoteală asupra modului în care au condus activitatea organizației în fața cuiva. Aceasta este funcția de control pe care, de cele mai multe ori, o realizează o comisie. 


CCC reprezintă un mecanism de implicare a indivizilor în activitatea organizației 
Comitetele determină implicarea membrilor și creează două tipuri de beneficii. În primul rând, prin comitete, comisii și grupurile de lucru se asigură transferul ideilor, părerilor și expertizei indivizilor în activitatea și performantele organizației. Astfel, organizația folosește în mod optim resursele interne, propriii membri, experiențele lor, priceperile lor. În al doilea rând, participarea creează sentimentul de importanță oferind satisfacția membrilor organizației care pot face ca activitatea în organizație să se întâmple după cum vor ei sau într-un mod foarte apropiat de cum vor ei să se întâmple. Indivizii se simt mai valoroși dacă văd că activitatea lor este valorizată iar ideile lor sunt preluate în activitatea organizației. 

CCC reprezintă o școală
Prin activitatea în cadrul comitetelor și comisiilor, membrii acestora află cum funcționează o organizație, cum se iau deciziile și care sunt aspectele cele mai importante de care se ține cont în luarea lor, ce trebuie făcut pentru a promova o inițiativă personală, cum se lucrează alături de alți colegi, cum se gestionează conflicte, cum se fac prezentări, cum se argumentează. Cu alte cuvinte, activitatea în comitete și comisii este o veritabilă școală a democrației: îi învață pe oameni cum să lucreze alături de alți oameni, să țină cont de ideile lor să își promoveze propriile idei în competiție cu cele ale altora, să dezbată, să accepte hotărârea majorității etc. 

Instrumente folosite în lucrul cu CCC
Pregătirea întâlnirii, convocarea, sala, dispunerea participanților, moderarea discuțiilor, regulile de participare, regimul discuțiilor, ordinea de zi, minuta discuțiilor, propunerile, moțiunile, votul, declarațiile, procesele verbale, lista participanților, dovezile ședinței, materialele ajutătoare pentru discuții. Pentru a folosi și stăpâni aceste instrumente cruciale pentru lucrul în cadrul organizației nu trebuie decât experiența folosirii lor. 


Există alternative la CCC
Unul din acestea sunt forumurile sau grupurile de discuții online

Fată de întâlnirea față în față, acestea prezintă particularități determinate de faptul că oamenii nu se comportă la fel în fața ecranului calculatorului decât în fața colegilor lor. 

Prin forumurile online și grupurile online de discuții rămân pe dinafară acei membri ai organizației care au pierdut trenul utilizării TIC- tehnologiei informației și comunicării în activitatea personală și profesională. 

Forumurile online au asociate funcții care permit votul membrilor. Pe forumurile online se păstrează istoricul conversațiilor, fiind ușor pentru un nou intrat în discuție să urmărească o conversație la care nu a participat de la început. Se pot distribui mult mai ușor materialele care trebuie cunoscute pentru luarea deciziilor, au arhivă de poze, au asociate baze de date sau posibilitatea încărcării pe grup a unor fișiere. În plus, unele sisteme de comunicare online permite urmărirea participanților, când au intrat pe grup, câte minute au petrecut, ce pagini au vizitat etc.

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu